A gazdasági kapcsolatokban amit a véletlenre bízunk az potenciális kockázatot jelent. Ahogy sok más területen, úgy a szoftver implementációs projektek során sincs helye ilyen kockázatoknak, ezért kell egy biztos alap, ami kiszámíthatóvá teszi az együttműködést. Ezt az alapot egy jól megírt implementációs szerződés jelenti, aminek a következőkben áttekintjük néhány kulcsfontosságú elemét.

A szoftver implementációs szerződés alapján a szolgáltató arra vállal kötelezettséget, hogy az általa (vagy épp harmadik fél által) licencelt szoftvert a megrendelő igényeihez igazítja, konfigurálja, testre szabja, illetve a megrendelő folyamataiba, rendszereibe integrálja annak érdekében, hogy az a megrendelő által támasztott (de a felek által közösen definiált és elfogadott) követelményeknek megfeleljen. Adódhatnak persze előre nem látható problémák, de számos tekintetben kiszámíthatóvá és mindkét fél számára biztonságossá lehet tenni a folyamatot, különösen ha a következő kérdéseket megfelelően rendezzük az implementációs szerződésben.

A „scope” vagyis az elvégzendő munka keretei

Alapvető fontosságú a szolgáltatás tartalmának meghatározása, és nem csupán azért, hogy mindkét fél számára világos legyen, mit nyújt az egyik és mit vár el a másik, hanem azért is mert a scope gyakorlatilag a projekt (és így a szerződés) összes további elemére is kihatással van. Ez alapján határozhatók meg a költségek, kalkulálhatók a határidők, jelölhetők ki a szavatosság, ill. felelősség keretei és így tovább.

A scope pontos meghatározása érdekében érdemes a negatív oldalról is közelíteni, vagyis a félreértések elkerülése érdekében azokat a tevékenységeket is megjelölni, amik semmiképp sem képezik a tárgyi szolgáltatás részét.

A scope természetesen – mindkét fél egyetértésével – menet közben változtatható, ennek eljárásrendjét (vagyis a módosítási igény bejelentését, a megváltozó scope hatásainak felmérését, módosító ajánlat közlését stb.) azonban érdemes már előre rögzíteni a szerződésben.

A szolgáltatási díj és fizetési feltételek

Az implementációs, de távolabbról nézve általában a szoftver fejlesztésekkel kapcsolatos szolgáltatásoknál is alapvetően két elszámolási rendszer alkalmazható: az egyik az előre rögzített díjon (fixed price) a másik pedig ráfordított idő (time and material) alapján történő elszámolás.

A fixed price modell esetén a szolgáltató (a jól meghatározott scope alapján) megbecsüli, hogy mennyi idő- és energiaráfordítással tudja majd ellátni a feladatokat és ez alapján megjelöli a pontos átalánydíjat, amit a felek így a szerződéskötéskor rögzítenek. A díj megfizetése jellemzően részletekben történik, a projekt egyes fázisaihoz igazodva (pl. szerződéskötés, tesztelésre történő átadás, projekt zárás). Az átalánydíj előnye a kiszámíthatóság és a kiadások jó tervezhetősége, hátránya viszont a munkamennyiség előzetes alulbecslésében rejlő kockázat, így ezt az elszámolást többnyire kisebb, jól tervezhető projektek kapcsán szokásos alkalmazni.

A másik módszer az óradíjas (vagy napidíjas) elszámolás. Ebbe az esetben a szolgáltató rendszeres időközönként – havonta vagy negyedévente – az általa összeállított és a megrendelő által elfogadott munkaidő-kimutatás (timesheet) alapján számlázza ki az adott időszakban felmerült tevékenységeket, a szerződésben előre rögzített óradíjon/napidíjon számolva. Jellemzően nagyobb lélegzetvételű munkák során történik ilyen formán az elszámolás, melynek előnye, hogy pontosan annyi munkadíj merül fel, amennyi munka el lett végezve, hátránya azonban értelemszerűen az, hogy nehéz előre megtervezni a projekt teljes költségvetését.

A szolgáltatási díj fentiek szerinti elszámolása mellett a szerződésben javasolt még rendezi egyebek mellett az esetleges adóterhek viselésével kapcsolatos kérdéseket, valamint a fizetési határidőket és azok elmulasztásának következményeit is.

A megfelelő szerződéses feltételrendszer nem alakítható ki a szolgáltatás és a felek elvárásainak részletes ismerete nélkül. Cikksorozatunk második részében kitérünk további négy olyan témakörre, amelyek meghatározó részeit képezik egy körültekintően felépített szoftverimplementációs szerződésnek. Amennyiben segítségére lehetünk egy konkrét szoftver implementációs vagy más IT szerződés előkészítésében, Irodánk szakértő kollégái készséggel állnak rendelkezésére.